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La organización de archivos está relacionada con la administración controlada de la información de una entidad. Cuando se hace de forma profesional, facilita los procesos de documentación de la empresa para que encontrar la información de forma oportuna en el momento en que se necesite. Con una adecuada organización de archivos se sabe en dónde y cómo ubicar la información, además de qué documentos pueden digitalizarse. Veamos más detenidamente las ventajas de una adecuada organización de archivos e información.

Ventajas de la organización de archivos

  • La principal función de la adecuada organización de un archivo es crear la disposición lógica de los documentos para facilitar su identificación y localización en el archivo para que sea fácil de identificar y encontrar.
  • Controlar el acceso de los usuarios a determinados documentos. Lo que también permite bloquear el acceso en los sistemas de recuperación de información, cuando se tratan de documentos confidenciales.
  • Con una organización de archivos eficiente es posible la transferencia de datos de un usuario a otro de forma organizada y rápida.
  • Existe facilidad de estructurar los documentos de archivo según la necesidad de los usuarios, administrando el espacio físico de la forma más efectiva.
  • Agilidad para enfrentar problemas legales y/o fiscales, ya que se cuenta con información organizada y disponible en el momento que se necesita.

¿Cuál es la utilidad de los archivos organizados?

A medida que las empresas crecen, se van generando grandes cantidades de datos, manuales, procesos, historiales de ventas, bases de datos de proveedores, entre otros. Todo esto es información vital para la organización, que mal manejada podría no encontrarse y perder su usabilidad. Por eso, cuando se gestionan los documentos de una empresa de forma profesional, también se está decidiendo hacer útil y accesible la información importante para esa empresa.

  • La organización de archivos permite diferenciar la información que es importante de la que no lo es. Y de esta manera se puede establecer el tiempo de resguardo que tendrá una documentación.
  • Se crean planes preventivos en caso de que falle algún sistema de información, pudiendo hacer frente rápidamente a cualquier eventualidad de pérdidas de documentos.
  • Permite darse cuenta de la información importante, las personas que deben tener acceso a ella y ayuda a resguardar la información vital de la empresa.
  • Se garantiza la disponibilidad y acceso de los documentos en formatos tanto físico como electrónico.
  • Ahorro de tiempo y dinero para la empresa. La efectiva búsqueda de documentos es una de las ventajas tangible de la organización documental, ya que una documentación bien organizada evita que se pierda tiempo innecesario en la recuperación de la información y por ende la entidad ahorra dinero.

En resumen, la organización de archivos es la mejor forma de poner al servicio de las personas que trabajan en una empresa y sus usuarios, la información vital para la toma de decisiones, permitiendo localizar de forma oportuna los documentos en cada proceso empresarial.

Para comenzar la organización de archivos de tu empresa hoy mismo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En Archiven Soluciones, siempre encontramos una solución para organizar tus documentos.