Uso de la tecnología blockchain en la gestión documental
Con la tecnología blockchain aplicada a la gestión de documentos, se consigue la integridad con cronología, autoría y localidad del documento
El avance de las tecnologías de información y comunicación
Al ser los documentos la memoria de las organizaciones por contener información sobre las funciones, actividades y trámites administrativos que demuestran la evolución, valores y funcionamiento de las mismas; es de extrema relevancia mantenerlos organizados y gestionados adecuadamente.
El avance de las tecnologías de información y comunicación, han cambiado la manera en que se llevan a cabo las tareas de resguardo documental, con el tiempo se ha mutado de una administración manual o física, a una digital.
Esta actualización tecnológica ha traído a la cadena de bloques, en principio como respuesta de intercambio económico sin intermediarios, como sucede con la creación de criptomonedas o criptoactivos, también utilizada en otros ambientes, como el transporte, cadena de alimentos, procesos legales o notariales.
Las facilidades ofrecidas por la cadena de bloques, como alternativa para facilitar el intercambio de información de forma segura y con garantía de autenticidad, ha permitido su uso como herramienta esencial de gestión documental.
¿Cómo funciona la blockchain?
La tecnología blockchain funciona como una especie de libro mayor que se encuentra distribuido, el mismo permite registrar y compartir la información por una comunidad; puesto que todos los integrantes de la misma, manejan toda la información por concenso, teniendo a su vez una copia de las acciones y actualizaciones.
En dichos sistemas, todo lo que pueda ser descrito en forma digital, puede almacenarse de forma permanente y segura, tal como si fuese un gran archivo central. Las descripciones que en esa base de datos son transparentes, permiten las búsquedas y la visibilidad del historial de las transacciones.
Al utilizar redes privadas distribuidas en los equipos, se pueden verificar y validar todos los documentos que entran y salen de la organización.
Las actualizaciones traen consigo un nuevo bloque que adiciona al final de la cadena. Las nuevas ediciones y asientos son iniciados, validados, registrados, distribuidos y administrados por un protocolo.
La llegada del documento inteligente
Hasta ahora, en la práctica, la gestión, uso y planificación del documento electrónico se había llevado como un documento en físico, pero con un cambio de formato; puesto que el documento electrónico incorpora los metadatos, que los dota de una especie de mapa de información; pero la blockchain va un poco más allá, al convertir a este documento en un documento inteligente, cuando lo dota de instrucciones que el propio documento va a ejecutar.
Para ello se puede aplicar el sistema del contrato inteligente, con el cual a través del uso de los metadatos, es posible indicar a un documento cuando deba destruirse o conservarse, mediante la ejecución de un algoritmo, cuyo propósito es hacer cumplir un acuerdo, el cual no es llevado a cabo si no se cumple previamente las condiciones acordadas.
Gracias a la tecnología de bloques, es posible programar los procesos relacionados su gestión y preservación, con solo incluir el calendario de conservación condicionado, entre sus instrucciones autoejecutables, en donde se utilizará al algoritmo para establecer los plazos de conservación de ciertos documentos.
Blockchain para el resguardo y gestión de los documentos
Los formatos documentales evolucionan con tanta rapidez, que debido a la obsolescencia es necesario recurrir a la migración para acceder al contenido de un archivo contenido en un formato anterior; en consecuencia surge la inquietud respecto a las modificaciones que pueda haber sufrido el archivo en el proceso.
Al querer evitar que con cada nueva migración de formato se produzca el riesgo de alteración de su contenido, la tecnología blockchain surge como una alternativa, ya que las pruebas digitales pueden ser verificadas de forma independiente, al mantener una total trazabilidad dentro de una red descentralizada; es decir, que todos los nodos participantes de la cadena poseen las evidencias de cualquier acción que sufra un documento.
Con una red descentralizada de computadoras conectadas a través de nodos, se garantiza la preservación del patrimonio documental, además se ofrece confidencialidad al eliminarse los intermediarios, por lo que es posible conseguir la autenticidad e integridad de un documento.
Como resultado, si un documento es modificado, los hashes del contenido también quedan registrados en la cadena de bloques; por lo que cada vez que se modifique algún registro digital, se creará una evidencia que permitirá saber exactamente cómo, cuándo y quién lo ha modificado.
Características de un sistema documental basado en blockchain
• Es descentralizado, ya que no existe una autoridad central que tenga el control de la base de datos.
• Es distribuido, puesto que cada nodo del sistema dispone de una copia del registro.
• Es seguro, al ofrecer confianza, ya que si alguien quisiera modificar un registro se alteraría el mismo y sería detectado por el resto de nodos, además que los documentos del repositorio del proyecto sólo puedan ser consultados por los interesados correctos.
• Es auditable, al disponer de forma transparente acceso a cada una de las transacciones del sistema.
• Es confiable, es decir, que la documentación tiene el origen correcto con un control de versiones adecuado, sin pérdida de información y una buena trazabilidad.
Ventajas de usar la tecnología blockchain en la gestión documental
Con la tecnología blockchain aplicada a la gestión de documentos, se consigue la integridad con cronología, autoría y localidad del documento, que por lo general es agregada automáticamente por el sistema; se ofrece confiablidad, con los metadatos sobre la creación y el uso de los documentos, al poder identificarse los usuarios del sistema, con un respectivo perfil y el control de acceso al mismo; de igual manera se garantiza un documento autentico con la encriptación, respaldo en los nodos y control de cambios en los mismos.
La información se convierte en inmutable, ya que es prácticamente imposible modificar la información de la red, y en caso de que esto suceda, se invalida la cadena. Los datos son imposibles de falsificar, una vez han sido confirmados, , no pueden ser ni modificados ni eliminados, por funcionar con distintas formas de verificación de datos y contar con un historial de cada una de las operaciones hechas.
La custodia es distribuida, en tal sentido, nadie tiene el control completo de la red, pues diferentes usuarios almacenan distintos nodos que contienen copias actualizada de información; por lo que es tolerable a la falla en algún nodo, pues si alguna parte de blockchain falla, toda la red puede continuar trabajando con la última versión disponible de la información, además que se garantiza que la información nunca se pierda, al encontrarse contenida en varios nodos, por lo que siempre estará segura.
Todas estas razones, convierten a dicha tecnología en una alternativa de resguardo y manejo de documentación, si bien es cierto que existen beneficios para que pueden usarse en infinidades de propósitos incluido el manejo de información y de documentos apoyo del proceso de toma de decisiones, es necesario monitorear los avances de la misma, ya que al ser una tecnología en pleno desarrollo aún existen varios desafíos por enfrentar.
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