La digitalización de los documentos de archivo

En muchas oportunidades nos hemos encontrado en la necesidad de acceder a la documentación organizacional que se encuentra en los archivos y documentos físicos en nuestras empresas; por razones de logística debemos invertir tiempo y esfuerzo en el traslado a las instalaciones, y cuando esto no es viable desearíamos tener la posibilidad de acceder a ellos desde la comodidad del hogar o a través de nuestros teléfonos móviles.

Todo esto es posible gracias a la digitalización de documentos, con la cual podemos convertir a nuestros archivos en papel al formato digital; que aunado a la utilización de bancos de datos, servidores de información y las nubes, garantizan una alta capacidad de almacenamiento. De tal manera que se pueda acceder a ella de forma remota, se reduzca la utilización del espacio físico y se minimice el tiempo en la búsqueda de información.

Beneficios de la digitalización de documentos

• Permite el acceso y visualización del documento de archivo en un sistema de información o servidor.
• Se reduce la manipulación del documento físico, garantizando la preservación del documento original.
• El acceso a los documentos se puede hacer a través de distintos dispositivos tecnológicos.
• Al poder acceder desde cualquier lugar, se invierte menos tiempo en el traslado al sitio de almacenamiento físico.
• Se reduce el uso innecesario de papel, ya que cuando se manejan los documentos en el formato digital no es necesaria la impresión; con lo cual se contribuye con los objetivos de desarrollo sostenible del planeta.
• Al implementar el uso frecuente del documento digital, se ahorra espacio físico destinado al almacenamiento de archivos.

Para digitalizar los documentos de archivo, primero se delimita el nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante el procedimiento; se eliminan sobres, se extraen documentos de carpetas, se sustituyen grapas y demás elementos.

Seguidamente se describen los documentos para ingresarlos a una base de datos que garantice la búsqueda y acceso a la información, una vez haya sido digitalizada.

Y por último se lleva a cabo la digitalización de los documentos ya sea por medio de escáner o tecnología fotoeléctrica. Todo depende de las necesidades, de la calidad del documento y su información. De esta manera, la digitalización de documentos se realiza de una manera cuidadosa y enfática, todo en pro de la calidad y del control de la información, lo cual garantiza tener en formato digital un archivo equivalente al de la documentación en físico.

Facilidades de tener un archivo digital como reflejo del archivo físico

• Crear carpetas y subcarpetas con los documentos clasificados dentro de la computadora
• Ordenar los documentos dentro de las carpetas en digital siguiendo los lineamientos que correspondan.
• Ingresar la información obtenida en las bases de datos y sistemas de gestión documental, estableciendo hipervínculos para acceder de forma automática a los documentos.
• La posibilidad de realizar respaldos periódicos de la información ordenada, en la nube y en los servidores internos de la institución.

Para comenzar la organización y digitalización de archivos de tu empresa hoy mismo, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Con ARCHIVEN tus documentos estarán siempre en orden y podrás acceder a ellos desde cualquier lugar en el que te encuentres.